Nguyên tắc cơ bản để quản lý kiến thức, phần 1 - đặt tên ghi chú
Đặt tên ghi chú có ý nghĩa để quản lý và sắp xếp thông tin
Việc quản lý kiến thức là việc bạn trở thành một người thủ thư sắp xếp tài liệu trong thư viện kiến thức của bạn. Công việc của bạn xoay quanh việc lưu trữ và hệ thống hóa thông tin để bạn ở tương lai có thể dễ dàng tìm lại những tài liệu cần thiết.
Để giúp bạn tự học được cách quản lý kiến thức, sau đây là một số thử thách dành cho bạn, hãy dành 30s để suy nghĩ cho mỗi câu hỏi trước khi đọc phần trả lời gợi ý từ Long.
Thử thách 1: Sắp xếp và quản lý thông tin
Bạn có một bức ảnh tài liệu - xe tăng quân giải phóng húc đổ cổng chính Dinh Độc Lập. Nếu bạn là thủ thư thì bạn sẽ sắp xếp bức ảnh như thế nào trong trung tâm lưu trữ tài liệu để sinh viên hoặc khách tham quan có thể tự tìm bức ảnh mà họ cần?
Câu trả lời từ Long:
Cần đặt tên cho bức ảnh và để vào một thư mục cụ thể. Trong thư mục chứa bức ảnh, bên ngoài cần ghi tên bức ảnh, bối cảnh chụp, đi kèm với các từ khóa và thông tin liên quan như “Chiến tranh Việt Nam, Dinh Độc Lập, năm 1945). Nếu không đặt bức ảnh trong một thư mục cụ thể, bức ảnh dễ lạc mất trong vô vàn tài liệu khác trung trung tâm tư liệu.
Cần sắp xếp bức ảnh trong một thư mục có ý nghĩa. Trung tâm tư liệu có thể chia các phòng tài liệu bằng cách thời kỳ lịch sử. Tệp chứa bức ảnh này có thể nằm trong phòng chiến tranh Việt - Mỹ và ở dãy tài liệu cuối vì nó nằm ở những năm kết thúc chiến tranh
Thử thách 2: Tìm kiếm thông tin
Nếu bạn là sinh viên, và muốn tìm kiếm bức ảnh này cho bài nghiên cứu, bạn sẽ tìm kiếm bức ảnh này như thế nào?
Câu trả lời từ Long:
Người sinh viên có thể tìm kiếm thông tin bằng hai cách:
Tìm trên máy tính với dữ liệu chung của trung tâm lưu trữ, người sinh viên có thể gạn lọc thông tin bằng tìm tên của bức ảnh, tìm tên của tác giả chụp ảnh, hay những từ khóa khác như Dinh Độc Lập, xe tăng
Người sinh viên có thể tìm theo thư mục theo bối cảnh của sự kiện, ví dụ như tìm theo các thư mục, các phòng tài liệu được phân chia theo logic, ví dụ như từ Chiến Tranh Việt Nam → “Chiến Tranh Việt - Mỹ (1955→1975)” → ngày giải phóng (30-04-1975)
Qua việc này, bạn có thể thấy rằng chúng ta có thể tìm kiếm những mảnh thông tin bằng 3 cách (tên tài liệu, các từ khóa liên quan, thư mục chứa tài liệu đó)
Thử thách 3: đặt tên cho tài liệu
Bạn sẽ dãn nhãn tài liệu như thế nào, để khi sinh viên trả lại tài liệu, để bạn có thể biết vị trí của nó và sắp xếp bức ảnh này về chỗ cũ.
Câu trả lời của Long:
Nếu chỉ ghi tên tài liệu mà không lưu lại thư mục (giá sách) tài liệu thuộc về thủ thư có thể sẽ không thể nhớ được tài liệu này nằm ở đâu.
Nếu chỉ ghi lại thư mục, mà không ghi tiêu đề thì người tra cứu sẽ không biết trong thư mục có chứa tài liệu nào.
Nếu ghi tên tiêu đề một cách sơ sài, VD “Bức ảnh xe tăng” thì cũng rất khó để tìm kiếm và quản lý thông tin vì tiêu đề quá chung chung.
Thứ thách 4: cách thư viện quản lý tài liệu
Xem cách thư viện trường Toronto Metropolitan University quản lý tư liệu, bạn học được gì từ cách sắp xếp và đặt tên tài liệu của họ?
Câu trả lời từ Long:
Thư viện này quản lý tư liệu bằng những cách sau
Tất cả tài liệu cùng loại được sắp xếp trong thư mục liên quan, ví dụ các loại máy ảnh được để chung trong thư mục tổng “Heritage Camera Collection”.
Trong mỗi thư mục lại có các tài liệu nhỏ hơn, ví dụ tài liệu về “Early camera - máy ảnh đời đầu” liệt kê loại máy ảnh khác nhau.
Các tài liệu được sắp xếp theo một thứ tự có ý nghĩa, những tài liệu ở đầu với số thứ tự nhỏ là những loại máy ảnh thô sơ hơn.
Sau khi trả lời 4 thử thách này, bạn học được gì?
Qua 4 ví dụ này, đâu là những cách quản lý thông tin cơ bản?
Những cách quản lý tài liệu này sẽ giúp ích bạn trong việc quản lý ghi chú trong hệ thống ghi chú cá nhân của bạn như thế nào?
Ba nguyên tắc quản lý kiến thức cơ bản
Nguyên tắc một: đặt tên ghi chú có ý nghĩa
Nguyên tắc hai: để tài liệu trong thư mục liên quan
Nguyên tắc ba: gắn ghi chú với những tags - dán nhãn những thuộc tính liên quan
Trong bài viết này mình sẽ tập trung chia sẻ cách đặt tên cho ghi chú. Đây là một trong những cách đơn giản, nhanh gọn và có thể áp dụng trên mọi nền tảng và phần mềm để quản lý kiến thức. Còn trong các bài viết tiếp theo, mình sẽ giải thích cặn kẽ về thư mục và từ khóa.
Phần 1: Đặt tên ghi chú có ý nghĩa
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc cơ bản sau đây: Tên ghi chú = vị trí + tiêu đề. Sau đây là một ví dụ:
Tên ghi chú: HCH2_W3.2_Tóm tắt và tổng hợp thông tin
Ví trí của ghi chú: HCH2_W3.2 → là viết tắt của buổi học có tên là “Học cách Học 2, diễn ra vào tuần 3, buổi 2”
Tiêu đề ghi chú: Tóm tắt và tổng hợp thông tin → tóm tắt nội dung chính của buổi học
Những bước đặt tên cho ghi chú
Chọn một format thông nhất cho vị trí của ghi chú
Việc này giúp bạn có thể chỉ cần nhìn tên ghi chú, là biết được rằng ghi chú này ở đâu, nằm trong mục nào.
Format cho ghi chú trong lớp học: Lớp
học_Tuần Học_Buổi Học_Tiêu đề
.Format cho quản lý dự án
Dự án_loại tài liệu_Tiêu đề
(ví dụ:Dự án A_Meeting note_03.11.2022_Họp nhóm
)
2 . Đặt tiêu đề có ý nghĩa cho ghi chú
Bạn nên đặt những tiêu đề có ý nghĩa. Việc này giúp bạn chỉ cần đọc tiêu đề là có thể hình dung lại những nội dung bên trong của ghi chú. Ngoài ra, ngay trong tiêu đề có thể để kèm những những từ khóa để vào tiêu đề giúp cho việc tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.
Những lợi ích
Đặt tên ghi chú kèm vị trí giúp bạn hình dung bối cảnh và thứ tự của thông tin.
Vị trí của ghi chú, giúp cho bạn biết được bối cảnh của ghi chú, nó ở đâu trong thư viện kiến thức của bạn và giúp bạn tự động sắp xếp và tổ chức thông tin. Trong hình vẽ dưới đây, bạn có thể việc đặt tên có thể giúp bạn hình dung sự liên kết và thứ tự của ghi chú, ví dụ:
HCH2_W2.3 → Buổi học “Học cách học 2” Tuần 2, buổi 3
HCH2_W3.1 → Buổi học “Học cách học 2” Tuần 3, buổi 1
…
Việc đặt tên này còn giúp cho bạn quản lý thông tin trên nhiều nền tảng (data base) khác nhau, chỉ cần bạn tên chung một format là bạn có thể dàng tìm lại mảnh thông tin đó.
Sau đây là cách đặt tên các mảnh thông tin của một buổi học được lưu trên nhiều trên nhiều nền tảng khác nhau. Sau khi mình đặt tên cho các mảnh thông tin này, mình cũng dùng hyper link các mảnh thông tin liên quan vào trong ghi chú ở phần mềm take note của mình.
Đặt trên trong phần mềm ghi chú cá nhân:
HCH2_W3.2_Tóm tắt và tổng hợp thông tin_Class noteĐặt tên file record buổi học, được tải lên Youtube:
HCH2_W3.2_Tóm tắt và tổng hợp thông tin_Class recordĐặt trên cho file mindmap tón tắt nội dung lớp học trên Mirobroad:
HCH2_W3.2_Tóm tắt và tổng hợp thông tin_Visual note
Về cơ bản, chỉ bằng tìm cụm từ, HCH2_W3.2 thì mình có thể nhanh chóng tìm ra được ghi chú liên quan đến cùng một lớp học trên mọi nền tảng. Ngoài ra, để quản lý dễ hơn chút nữa, mình thêm một mẩu thông tin như Class note , Class record hay Visual note để giúp mình biết được phân loại của mảnh thông tin đó.
Lợi ích của việc đặt tên ghi chú với tiêu đề có ý nghĩa
Sau đây là ví dụ về hai cách đặt tên ghi chú:
Ví dụ 1:
Week 5.1_Language & Thought
Week 5.2_Language & Thought
Week 6.1_Language & Thought
Trong ví dụ này thì tiêu đề ghi chú đã có thông tin về tuần học ( ví dụ như: tuần 5, buổi 1) và về lớp học (Language & Thought - ngôn ngữ và suy nghĩ), nhưng nếu không có tiêu đề để tóm tắt nội dung, mình rất khó biết được rằng trong tuần học đó học gì.
Ví dụ 2:
Week 5.1_Language & Thought _ Speech Acts & Semiotic
Week 5.2_Language & Thought _ Language Beyond the Human
Week 6.1_Language & Thought _ Metaphor we live by
Trong tên ghi chú này, vừa có tên lớp học lẫn nội dung chính của lớp, qua việc này, mình rất sắp xếp thông tin và tìm thông tin, tài liệu mình cần dựa vào tiêu đề của ghi chú.
Tóm lại là: Việc đặt tên tiêu đề có ý nghĩa giúp bạn nhanh chóng biết được nội dung trong ghi chú là gì, giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng hơn.
Ích lợi của việc đặt trên trong việc quản lý tìm kiếm thông tin
Đặt tên ghi chú giúp tổ chức thông tin
Khi tất cả các ghi chú đều được đặt tên cùng một format sẽ giúp bạn (1) tự tổ chức thông tin theo thứ tự (2) có một cái nhìn tổng quan những tài liệu có trong ghi chú. Bạn có thể xem ví dụ dưới đây:
Đặt tên ghi chú giúp tìm kiếm thông tin
Việc đặt tên ghi chú có cùng format giúp bạn tìm kiếm thông tin dễ dàng theo ví trí hoặc hoặc theo từ khóa. Trong hình dưới đây Long đang tìm theo vị trí (context). Long tìm chữ AIS (tên một lớp học tại trường) ra kết quả tìm kiếm trong phần mềm take note ra tất cả các ghi chú, tài liệu của lớp học này.
Ví dụ về việc tìm kiếm thông tin theo từ khóa, mình tìm chữ “Cognitive” và tìm được những ghi chú liên quan
Cùng bắt đầu thói quen đặt tên cho ghi chú để quản lý thông tin
Với Long, việc đặt tên là một trong những cách đơn giản và hữu hiệu để quản lý thông tin. Nó là một thao tác đơn giản mà bạn có thể bắt đầu từ ngày hôm nay, và áp dụng trên mọi nền tảng, phần mềm ghi chú.
Tuy nhiên bạn cũng không cần làm mọi thứ hoàn hảo ngay từ lần đầu.
Hãy tìm ra một hệ thống đặt tên thích hợp với bạn và cải thiện dần dần. Ví dụ sau đây cho thấy việc mình cải thiện việc đặt tên note trong một môn học trên trường. Qua từng tuần, mình đã dần tìm thấy format - cách đặt tên phù hợp với bản thân mình.
Tóm lại là
Bạn có thể đặt theo cách riêng của bạn, nhưng làm sao khi chỉ cần nhìn vào tiêu đề của ghi chú, là bạn có thể hình dung được bối cảnh (context) của ghi chú - ghi chú này nằm ở đâu, cũng như khi nhìn về tiêu đề là bạn có thể hình dung ngay được nội dung bên trong của ghi chú. Bạn chỉ cần nhớ công thức Tên ghi chú = vị trí + tiêu đề là có thể bắt đầu quản lý thông tin tốt hơn rồi. :)
đợi mãi vẫn chưa thấy phần 2 cụ Long ơi :)) thêm đii
Bài viết rất hữu ích và inspiring ạ, cảm ơn anh nhiều. Rất hóng những bài viết tiếp theo của anh về quản lý thư mực và gắn ghi chú với tags 😍